Oportunidade de conhecer novos lugares, pessoas e sair da rotina são alguns dos motivos pelos quais viajar a trabalho é visto como algo positivo para a grande maioria dos profissionais (91%). No entanto, apesar do entusiasmo pela experiência, há desafios envolvidos: longos períodos longe de casa, deslocamentos frequentes, adaptação a diferentes fusos horários e gastos que só são reembolsados bem mais tarde estão entre os principais, segundo uma pesquisa.
O levantamento “Perfil do viajante corporativo” mostra que 35% dos profissionais que viajam a trabalho ainda utilizam recursos próprios para cobrir despesas durante suas viagens e posteriormente solicitam reembolso às suas empresas. O desembolso com alimentação representa 87% dos gastos, seguido por hospedagem (79%) e transporte (60%), conforme os dados do mapeametno feito pela Onfly, plataforma de gestão de viagens e despesas corporativas, em parceria com a Opinion Box.
A pesquisa ouviu 1.021 profissionais no período de 2 a 26 de novembro de 2024. No período em que a pesquisa foi realizada, o valor do ticket médio só das passagens aéreas no período foi de R$1.406, considerando todos os destinos do país, por exemplo.
“Ainda que tenhamos muitas empresas aderindo ao cartão corporativo, o índice de pessoas que precisam desembolsar o pagamento do próprio bolso em viagens a negócio segue alto. Isso prejudica tanto o colaborador, que precisa arcar com os custos e pode enfrentar dificuldades financeiras pessoais, quanto a gestão da empresa, que perde visibilidade e enfrenta um risco maior de fraudes e problemas na conciliação das contas”, avalia Marcelo Linhares, CEO e cofundador da Onfly.
O estudo mostra que o uso do cartão corporativo representa 37% no ranking de pagamentos destinados aos gastos durante uma viagem a trabalho. Outras formas de pagamento, como cartão de crédito, representam 10%.
Maria Lúcia Ciampa Benhame Puglisi, membro do Comitê RH de Apoio Legislativo (CORHALE), braço legislativo do sistema ABRH em todo o Brasil, explica que, pelas leis trabalhistas, não é ilegal que o empregado pague as despesas e depois comprove os gastos para ser reembolsado. No entanto, a prática é bastante arriscada para as empresas.
“Ainda que a CLT deixe claro que a ajuda de custo não é salário, toda despesa reembolsada ao empregado que não for comprovada adequadamente pode implicar em cobrança de contribuição da previdência pela Receita Federal. Reembolso exige comprovar gastos com documentos que a Receita aceite, como nota fiscal, e um rígido controle do ponto de vista operacional”.
A pesquisa mostra que embora a prestação de contas das despesas de viagens aconteça de modo automatizado para 39% dos viajantes, 32% desta documentação ainda é feita por meio de documentos em papel. “Ainda vemos casos onde o profissional precisa guardar notas fiscais impressas para prestação de contas, isso também é outro desgaste para o funcionário”, complementa o executivo da Onfly.
Puglisi sugere que o uso do reembolso seja feito apenas em situações esporádicas. “Para os profissionais com gastos corriqueiros, recomenda-se outros recursos, como o cartão corporativo. O uso do cartão corporativo exige um termo de uso robusto e cuidadoso, proibindo qualquer pagamento fora da atividade de trabalho. E mesmo com esse recurso, o profissional precisa guardar todos os comprovantes”, reforça a especialista do CORHALE.
Conforme a Onfly, a grande maioria dos viajantes (90%) diz conhecer e tem acesso a essas diretrizes e políticas de viagens, seja por meio de documentos online, reuniões ou plataformas internas. Dentro do grupo pesquisado, 64% trabalham na mesma organização há mais de cinco anos, e mais da metade ocupa cargos de liderança. Os segmentos mais comuns entre essas empresas são serviços,saúde, tecnologia.
Fonte: Valor Investe
Custear viagens a trabalho é rotina para 35% dos profissionais
